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¿Busca consejos para convertirse en un profesional de Excel?

Nadie puede negar la importancia de dominar bien Excel en la oficina.

Sin embargo, tanto los principiantes como los usuarios experimentados no necesariamente conocen todos los consejos útiles.

Asi que aqui esta 20 consejos y trucos para convertirlo en un profesional de Microsoft Excel:

1. Un clic para seleccionar todo

Puede saber cómo seleccionar todas las celdas usando Control (Ctrl) + A en su teclado.

Pero no muchos usuarios saben que con solo un clic en el botón de la esquina, como se muestra a continuación, todos los datos se seleccionan instantáneamente.

2. Abra varios archivos al mismo tiempo

Cuando necesite utilizar varios archivos al mismo tiempo, en lugar de abrirlos uno por uno, existe un truco para abrirlos todos con un solo clic.

Seleccione los archivos que desea abrir y presione la tecla Enter. Todos los archivos se abrirán simultáneamente.

3. Cambiar entre varios archivos de Excel

Cuando tiene varias hojas de cálculo abiertas, no es muy conveniente cambiar entre ellas.

Y si tiene la desgracia de utilizar el archivo incorrecto, puede comprometer todo su proyecto.

Use el atajo Ctrl + Tab para cambiar fácilmente entre archivos.

4. Agrega un nuevo atajo en el menú.

Por defecto, hay 3 atajos en el menú superior que son Guardar, Deshacer y Rehacer.

Pero si desea utilizar más atajos como Copiar y Pegar, por ejemplo, puede agregarlos de esta manera:

Archivo -> Opciones -> Barra de herramientas -> Acceso rápido y agregue Cortar y Pegar de la columna de izquierda a derecha y guardar.

Luego verá 2 atajos agregados en el menú superior.

5. Agrega una línea diagonal a una celda.

Cuando crea, por ejemplo, una lista de direcciones de clientes, es posible que deba hacer una línea divisoria diagonal en la primera celda.

Esto es útil para diferenciar entre información de fila y columna. ¿Pero cómo haces eso?

Haga clic derecho en la celda, luego haga clic en Formato de celdas, bordes y finalmente en el botón en la parte inferior derecha (diagonal hacia abajo) y valide.

6. Agregue varias columnas o filas al mismo tiempo

Seguro que sabes cómo agregar una nueva fila o una nueva columna.

Pero este método desperdicia mucho tiempo. Porque tienes que repetir la operación tantas veces como tengas columnas o filas para agregar.

La mejor solución es seleccionar varias columnas o varias filas, luego hacer clic derecho en la selección y elegir "Insertar" en el menú desplegable.

Las nuevas filas se insertarán luego encima de la fila o a la izquierda de la columna que seleccionó primero.

7. Mueva rápidamente datos de varias celdas

Si desea mover una columna de datos en una hoja de trabajo, la forma más rápida es seleccionar la columna y luego colocar el puntero sobre el borde de la columna.

Y cuando se convierta en un icono en forma de flechas cruzadas, haz clic en él y deja presionar para mover libremente la columna donde quieras.

¿Y si también necesita copiar los datos? Simplemente presione la tecla Control (Ctrl) antes de mover la columna. La nueva columna copiará todos los datos seleccionados.

8. Elimina rápidamente las celdas vacías

Al completar la información para el trabajo, a veces faltan datos. Como resultado, algunas celdas permanecen vacías.

Si necesita eliminar esas celdas vacías para mantener sus cálculos correctos, especialmente cuando está promediando, la forma más rápida es filtrar todas las celdas vacías y eliminarlas con 1 clic.

Elija la columna que desea filtrar y luego haga clic en Datos y filtro. Haga clic en Deseleccionar y elija la última opción denominada Celdas vacías.

De este modo, se seleccionan todas las celdas vacías. Solo tienes que borrarlos para hacerlos desaparecer.

9. Cómo hacer una búsqueda aproximada

Es posible que sepas cómo activar la Búsqueda rápida usando el atajo Ctrl + F.

¿Pero sabías que es posible hacer una búsqueda aproximada usando los símbolos? (signo de interrogación) y * (asterisco)?

Estos símbolos se utilizan cuando no está seguro de los resultados que busca. El signo de interrogación se debe utilizar para reemplazar un solo carácter y el asterisco para uno o más caracteres.

Y si se está preguntando cómo buscar un signo de interrogación o un asterisco, simplemente agregue el símbolo Wave ~ delante de él como se muestra a continuación.

10. Cómo extraer valores únicos de una columna

¿Alguna vez ha tenido una matriz en la que quería extraer los valores únicos de una columna?

Probablemente esté familiarizado con la función de filtro de Excel, pero no muchas personas usan el filtro avanzado.

Sin embargo, es útil para extraer valores únicos de una columna. Haga clic en la columna correspondiente y luego vaya a Datos -> Avanzado. Aparecerá una ventana emergente.

En esta ventana emergente, haga clic en Copiar a otra ubicación. Luego elija dónde desea copiar los valores únicos completando el campo Copiar a. Para completar este campo, puede hacer clic directamente en el área que ha elegido. Esto evita escribir valores precisos.

Todo lo que tiene que hacer es marcar la casilla Extracción sin duplicados y hacer clic en Aceptar. Los valores únicos se copiarán a la columna que especificó y, por lo tanto, se podrán comparar con los datos de la columna inicial.

Por este motivo, se recomienda que copie los valores únicos en una nueva ubicación.

11. Restrinja los datos ingresados ​​con la función de validación de datos.

Para mantener la coherencia de los datos, a veces es necesario restringir los valores que los usuarios pueden ingresar en una celda.

En el siguiente ejemplo, la edad de las personas debe ser un número entero. Y todos los que participen en esta encuesta deben tener entre 18 y 60 años.

Para asegurarse de que los participantes fuera de este grupo de edad no ingresen datos, vaya a Datos -> Validación de datos y agregue los criterios de validación.

Luego haga clic en la pestaña Input Message e ingrese un mensaje como este "Por favor, use un número entero para indicar su edad. La edad debe estar entre 18 y 60 años".

Por lo tanto, los usuarios recibirán este mensaje cuando pasen el mouse sobre las celdas afectadas y tendrán un mensaje de advertencia si la edad ingresada está fuera de este rango de edad.

12. Navegación rápida con Ctrl + botón de flecha

Cuando hace clic en Ctrl + cualquier tecla de flecha en el teclado, puede moverse a las 4 esquinas de la hoja de trabajo en un abrir y cerrar de ojos.

Si necesita pasar a la última fila de sus datos, intente hacer clic en Ctrl + flecha hacia abajo.

13. Transforma una fila en una columna

¿Necesita ver sus datos en columnas mientras está en línea?

No es necesario volver a escribir todos sus datos. Así es como se hace.

Copie el área que desea convertir en una columna. Luego coloque el cursor en la celda de la fila donde se colocarán los datos.

Haga Edición y luego Pegue Especial. Marque la casilla Transpuesta y haga clic en Aceptar. Ahí lo tienes, tus datos ahora se muestran en una columna.

Tenga en cuenta que este truco también funciona para transformar una columna en una fila.

14. Oculte los datos con cuidado

Casi todos los usuarios de Excel saben cómo ocultar datos haciendo clic derecho y eligiendo Ocultar.

Pero la preocupación es que se puede ver fácilmente si tiene pocos datos en la hoja de cálculo.

La mejor y más sencilla forma de ocultar los datos de forma ordenada es utilizar un formato de celda especial.

Para hacer esto, elija el área a enmascarar y luego haga clic derecho para elegir Formato de celdas.

Elija Personalizado y coloque el cursor en Tipo. Escribe el código ";;;" sin comillas. Presiona OK. El contenido de la celda ahora es invisible.

Estos datos solo serán visibles en el área de vista previa junto al botón Función.

15. Combinar el contenido de varias celdas en una sola

No es necesario utilizar fórmulas complicadas para combinar el contenido de varias celdas. Siempre que sepa cómo usar el símbolo &, no tiene que preocuparse.

A continuación hay 4 columnas con texto diferente en cada una. Pero, ¿cómo los combinas en 1?

Seleccione una celda en la que desee mostrar el resultado. Luego use la fórmula con & como se muestra a continuación en la captura de pantalla.

Finalmente escribe Enter para que todos los contenidos de A2, B2, C2 y D2 se combinen en una sola celda, lo que dará LizaUSA25 @.

16. Cambiar de minúsculas a mayúsculas

¿Quieres cambiar de minúsculas a mayúsculas? Aquí tienes una fórmula sencilla para hacerlo.

En el campo de función, simplemente escriba CAPITAL como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Y para cambiar las letras mayúsculas a minúsculas, escriba PEQUEÑO. Por último, para poner una letra mayúscula solo en la 1ª letra, escriba NOMPROPRE.

17. Cómo ingresar un valor que comience con 0

Cuando un valor comienza con el número cero, Excel elimina el cero automáticamente.

Este problema se puede resolver fácilmente agregando un apóstrofe antes del primer cero como se muestra a continuación.

18. Acelere la introducción de términos complicados con la autocorrección

Si necesita escribir un texto complicado varias veces, la mejor manera de hacerlo es usar la función de Autocorrección.

Esta función reemplazará automáticamente su texto con el texto correcto.

Tomemos, por ejemplo, École Polytechnique, que se puede reemplazar por una palabra más simple de escribir como Poly. Una vez activada la función, cada vez que escribe Poly, se corrige en École Polytechnique.

Conveniente, ¿no es así? Para activar esta función, vaya a Archivo -> Opciones -> Verificación -> Corrección automática. Luego, complete el texto para reemplazarlo con el texto correcto como se muestra a continuación:

19. Un clic para obtener cálculos automáticos

La mayoría de la gente sabe que se puede obtener fácilmente información interesante como Promedio y Suma echando un vistazo a la barra de estado en la parte inferior derecha.

¿Pero sabías que puedes hacer clic derecho en esta barra para obtener muchos otros cálculos automáticos?

Pruébelo y verá que tiene una opción.

20. Cambie el nombre de una hoja de trabajo haciendo doble clic.

Tiene varias formas de cambiar el nombre de las hojas de trabajo. La mayoría de la gente hace clic derecho sobre él y luego elige Cambiar nombre.

Pero eso es una pérdida de tiempo. La mejor manera de hacerlo es hacer doble clic en la pestaña a la que desea cambiar el nombre y cambiarle el nombre aquí directamente.

Ahí lo tienes, espero que te sientas un poco más cómodo con Excel ahora :-)

Tenga en cuenta que estos ejemplos se basan en Microsoft Excel 2010, pero también deberían funcionar bien en Excel 2007, 2013 o 2016.

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